GUÍA PRÁCTICA
¿CÓMO INSCRIBIR SU ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO?
ANTECEDENTES: El Decreto 2150 de 1995, más conocido como de supresión de trámites, eliminó como norma general, salvo algunas excepciones, el reconocimiento de personerías jurídicas para las entidades sin ánimo de lucro. En consecuencia, a partir del 6 de marzo de 1996, corresponde a las Cámaras de Comercio el registro de la escritura pública de constitución o del documento privado reconocido, para la obtención de la personería de las nuevas entidades.
De otra parte, el Decreto Reglamentario 427 de 1996, establece cuáles son las personas jurídicas sin ánimo de lucro que se deben registrar ante las Cámaras de Comercio y complementa las excepciones a dicho registro. Es así como a partir del 2 de enero de 1997, la inscripción de las personas jurídicas ya reconocidas para dicha fecha debe efectuarse ante las Cámaras de Comercio.
A su turno, el Decreto 1422 de 1996, exceptuó expresamente del registro en las Cámaras de Comercio a las instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar, modificando el Decreto 427 antes mencionado.
Por último, el Decreto 2376 de 1996, prorroga el término para la inscripción en las Cámaras de Comercio de las JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL con personería jurídica reconocida, las cuales deberán acudir ante estas Entidades a partir del 31 de diciembre de 1998.
¿QUÉ ES EL REGISTRO DE UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO? Es la anotación en los libros que lleva la Cámara de Comercio que se hace de la constitución de la entidad sin ánimo de lucro, para que forme una persona distinta de sus miembros o fundadores individualmente considerados, y sea conocida por toda la comunidad. Este registro las faculta para ejercer derechos y contraer obligaciones y reemplaza el reconocimiento de la personería jurídica, salvo algunas excepciones que se señalarán más adelante.
Que se entiende por Entidades sin ánimo de lucro
Es una Persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente, se divide en:
Corporación o Asociación
Está formada por una reunión de individuos y tiene por objeto el bienestar de los asociados, ya sea físico, intelectual y moral. No persigue fines de lucro. Esta puede tener un ámbito más amplio y no puramente altruista como podría ser la defensa de un gremio, de una profesión, o de un oficio y otros análogos, de los cuales no se derive directamente un provecho económico para distribuir entre los asociados.
Fundación
Se distingue de la corporación en que es un establecimiento que persigue un fin especial de beneficencia y de utilidad común y en general de utilidad social dentro de la cual pueden existen además objetivos de orden científico, artístico, literario, educativo deportivo, recreativo etc., para lo cual se destinan bienes determinados. En la fundación no hay personas asociadas sino un conjunto de bienes dotados de personalidad jurídica. Las personas que por ella actúan son secundarias en contraste con las que actúan en la corporación.
NATURALEZA DEL REGISTRO. Es público. Cualquier persona podrá obtener copia de los documentos que reposan en él, así como solicitar que se le expidan certificaciones sobre las inscripciones realizadas.
¿QUÉ ENTIDADES DEBEN REGISTRARSE EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO?
Deberán registrarse en las Cámaras de Comercio las siguientes personas jurídicas sin ánimo de lucro:
Entidades de naturaleza cooperativa.
Fondos de empleados.
Asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración.
Instituciones auxiliares de cooperativismo.
Entidades ambientalistas.
Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.
Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a las de propiedad horizontal regidas por la Ley 182 de 1948 y 16 de 1985.
Instituciones de utilidad común que prestan servicio de bienestar familiar.
Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales.
Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.
Gremiales.
De beneficencia.
Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades no sujetas a excepción.
¿EN QUÉ LUGAR DEBE HACERSE LA INSCRIPCIÓN? La inscripción tanto de la constitución como de las reformas y nombramientos de la respectiva entidad, deberá efectuarse únicamente ante la Cámara de Comercio correspondiente a la ciudad donde la persona jurídica tenga su domicilio principal.
¿QUÉ DEBE INSCRIBIRSE EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO? En las cámaras de comercio deberá presentarse para registro:
1o. El documento privado debidamente reconocido o la escritura pública de constitución de la entidad sin ánimo de lucro, junto con los estatutos.
2o. Las reformas estatutarias y los nombramientos de los administradores y revisores fiscales.
3o. Las providencias de las entidades estatales que recaigan sobre una entidad sin ánimo de lucro que se encuentre inscrita.
4o. Los libros de contabilidad, de actas y demás respecto de los cuales la ley establezca esta formalidad.
¿Cómo se constituye una entidad sin ánimo de lucro?
Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse:
» Por un acta de constitución
De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina "acta de la asamblea de constitución" y debe contener:
- Los estatutos que van a regir la entidad debidamente aprobados, que deben contener los requisitos que más adelante se señalan, pueden ser insertos en el acta o en documento anexo.
-. La voluntad expresa de los constituyentes de crear la entidad.
- Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.
- Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Estas firmas deben ser reconocidas ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio.
Nota: Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio.
» Por documento privado
Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan.
Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, por todas las personas que firmen como asociaciones o fundadores.
» Por escritura pública
» Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer ante la notaria, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatus con los requisitos que más adelante se señalan.
Estatutos.
Son las reglas de una Entidad y tienen fuerza obligatoria sobre ella y sus miembros están obligados a obedecerlos bajo las penas que los mismos estatutos impongan.
Constitución:
Se entiende por ella, el conjunto de reglas sobre organización de la asociación, o sea, específicamente, sobre su fin, sede, condición de miembro de la misma, toma de acuerdos, dirección y demás órganos de la asociación. Corrientemente estas reglas se recopilan en un documento que se denomina estatuto.
Si el estatuto establece ciertas solemnidades, éstas deben cumplirse fielmente porque esta es la ley que los rige
¿CÓMO EFECTUAR EL REGISTRO EN CADA CASO?
1o. Para registrar la constitución y estatutos deberá:
Diligenciar los anexos para “Entidades sin ánimo de lucro”, el cual le serán entregados en el puesto de INFORMACIÓN de la Cámara de Comercio, en el que deberá señalar:
1. Clase de entidad sin ánimo de lucro, esto es, si se trata de una corporación, asociación, cooperativa, fondo de empleados, etc.
2. Nombre de la entidad sin ánimo de lucro.
3. Dirección.
4. Municipio.
5. Teléfono y fax -si los hubiere-.
6. Nombre de la autoridad que ejercerá la inspección y vigilancia de la entidad que se constituye, es decir, Gobernación del Valle, Dancoop, etc.
Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus federaciones y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deben presentar constancia firmada por el representante legal donde se manifieste haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida.
A este formato, deberán anexar el acta de constitución, donde se aprueban los estatutos y se hacen los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia (representantes legales, junta directiva, consejo de administración, junta de vigilancia, etc). Esta acta, firmada por las personas que actuaron como Presidente y Secretario de la reunión, debe ser reconocida por éstos ante Juez o Notario, o ante el secretario de esta Entidad.
Es importante tener en cuenta que de conformidad con lo previsto en la ley, para que se produzca la denominada diligencia de reconocimiento, las personas que actuaron como presidente y secretario deben comparecer a la notaría o ante un juzgado, donde se extenderá una diligencia en la cual conste la declaración de éstos de que las firmas son suyas y que el contenido del documento es cierto. El reconocimiento da plena autenticidad al documento. Para facilitar el registro, aquellos que no hubieren efectuado el reconocimiento, pueden presentarlo personalmente ante el secretario de la Cámara de Comercio.
El reconocimiento es diferente a la autenticación, pues ésta solo procede respecto de documentos de los cuales no emanen directamente obligaciones. Para efectos del registro, no opera la simple autenticación; se hace necesario el reconocimiento del documento.
La entidad sin ánimo de lucro también puede constituirse por escritura pública, caso en el cual todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener lo que más adelante se señala.
Requisitos formales que deberán contener los estatutos.
Los estatutos deberán contener:
Nombre, identificación de las personas que intervengan como otorgantes, así como la ciudad o municipio en la cual tienen su domicilio.
El nombre o razón de la nueva entidad.
Domicilio de la entidad (ciudad o municipio).
La clase de persona jurídica (corporación, fundación, asociación, cooperativa, etc.).
El objeto de la entidad.
El patrimonio y la forma de hacer los aportes.
La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal.
La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias. (Indicar cómo se convoca a las reuniones, expresando quién las convoca, por qué medios (carta, prensa, cartelera, etc) y con cuántos días de anticipación).
La duración precisa de la entidad y las causales de disolución.
Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados, las asociaciones mutuales y las fundaciones, deberán estipular que su duración es indefinida.
La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad; debe indicarse el destino de los remanentes (bienes que quedan, si es del caso) a una entidad de la misma naturaleza.
Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso; en las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal.
Nombre e identificación de los miembros de junta directiva o consejo de administración y representantes legales. Nombre e identificación del revisor fiscal, si es del caso.
Firmas de los solicitantes.
Control de homonimia.- Las Cámaras de Comercio no podrán inscribir a una persona jurídica sin ánimo de lucro, con el mismo nombre de otra entidad sin ánimo de lucro ya inscrita, mientras éste no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud del representante legal.
Envío de Información.- Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la inscripción en la Cámara de Comercio, más el término de la distancia cuando sea del caso, las entidades sin ánimo de lucro deberán presentar ante la correspondiente autoridad que le competa la inspección, vigilancia y control, el certificado de registro expedido por la Cámara.
REGISTRO DE REFORMAS Y NOMBRAMIENTOS
Presentar copia del Acta o extracto del acta donde aparezca el nombramiento o la reforma correspondiente, la cual deberá estar firmada por el representante legal de la entidad o por el secretario de la reunión. También puede presentar copia autenticada ante Notario.
Se deben registrar los nombramientos relativos a: 1) Órganos de representación legal y administración (consejo de administración, junta directiva, gerente, etc.); 2) Órganos de vigilancia y control (revisor fiscal). Es necesario tener en cuenta que los nombramientos deben corresponder a los cargos expresamente establecidos en los estatutos y se deben efectuar por el órgano competente previsto en ellos para tal función. No se inscriben las designaciones internas de cargos en la junta directiva o consejo de administración, tales como vocales, tesorero, etc.
Cuando se trate de reelección del representante legal o revisor fiscal, no se requiere la inscripción del acta que contenga dicha reelección. En el caso de la reelección de cuerpos colegiados como juntas directivas, consejos de administración, etc, sí se hace necesaria la presentación e inscripción del acta correspondiente.
En cuanto a la reforma de estatutos, en la Cámara de Comercio se deben inscribir todas las decisiones de la asamblea que modifiquen todos o algunos de los artículos que componen los estatutos de la entidad. Si la reforma consiste en cambio de nombre de la entidad, es conveniente verificar previamente en la Cámara de Comercio que no exista una entidad con el mismo nombre. Si se trata de aumento de patrimonio, bastará con una certificación del revisor fiscal o del representante legal que informe el nuevo valor del patrimonio.
En estos casos de reformas estatutarias, puede transcribir en el acta únicamente el texto de la cláusula o del artículo modificado.
Para proceder al registro de las reformas o nombramientos, las Cámaras de Comercio deberán verificar el cumplimiento de los requisitos formales tal como lo establecen las Circulares 004 y 008 de 2007. De tal forma que es necesario que cumplan los siguientes requisitos:
Las Actas deben ser numeradas cronológicamente y deben contener la siguiente información:
1. Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro.
2. Nombre del órgano que se reúne (asamblea de asociados, junta directiva, etc)
3. Ciudad donde se efectúa la reunión.
4. Hora.
5. Fecha de la sesión.
6. Fecha en que ella se convocó, expresando con cuántos días hábiles de anticipación se citó a la reunión.
7. Indicación de quién hizo la citación y la calidad en que la efectuó; por ejemplo, el representante legal, la junta directiva, etc.
8. Medio utilizado para convocarla. (carta, telegrama, periódico, carteleras, etc.).
9. Lugar donde se llevó a cabo la reunión.
10. Orden del día.
11. Quórum. Si se trata de actas de asambleas, se debe indicar el número total de asociados hábiles o delegados que asistieron y el porcentaje que representan de los asociados. Si se trata de actas de junta directiva o consejo de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes, teniendo en cuenta que los miembros que se reúnen deben estar inscritos en la Cámara de Comercio.
12. Indicación de las personas que actúan como presidente y secretario.
13. Síntesis de lo ocurrido.
14. Número de votos con los cuales se tomaron las decisiones.
15. Aprobación del acta por los asistentes, o por las personas designadas para tal efecto, cuya elección debe constar en el acta.
16. Firma del presidente y secretario.
Cabe anotar que para el registro en la Cámara de Comercio, es suficiente indicar en el acta que se dio cumplimiento a la ley y los estatutos en cuanto a convocatoria y quórum. Es necesario tener en cuenta que la convocatoria debe hacerse conforme a los estatutos en cuanto a quién convoca, cómo lo hace y con cuánta antelación. Si en los estatutos no hay cláusulas al respecto o no son completas, deben consultarse los reglamentos internos de la entidad. Si éstos nada dicen al respecto no es admisible acudir a lo enunciado en el Código de Comercio.
Todos los designados deben presentar carta de aceptación al cargo, con indicación de su documento de identidad.
Para el registro de libros
Los libros que se deben inscribir son los siguientes:
Libros de actas de la asamblea de asociados o fundadores, juntas directivas y consejos de administración.
Libros principales de contabilidad: mayor y balances y diario.
No es obligatorio inscribir los libros auxiliares de contabilidad.
Para proceder a la inscripción de los libros, es necesario que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio. Debe entonces presentarse carta solicitando dicha inscripción, firmada por el representante legal de la entidad, en la que conste el destino de los libros y el número de hojas útiles. Sólo se pueden registrar libros en blanco.
Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, se debe cumplir con uno de estos requisitos:
Presentar el libro anterior.
Presentar un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público en el cual conste que al anterior le faltan pocos folios por utilizar.
Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.
¿Qué pasa si no se reclaman los libros presentados para registro? Que la Cámara de Comercio puede proceder a destruir los libros que no se reclamen dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su inscripción.
Recuerde que:
Para poder desarrollar su actividad debe tener en cuenta lo siguiente:
• Una vez inscrita la entidad debe inscribir los libros de contabilidad.
• Realizar los trámites de seguridad laboral e industrial ante las respectivas entidades para el caso de Cooperativas:
-Entidades promotoras de salud.
- Cajas de compensación familiar.
- Ministerio de Trabajo.
- Ministerio de Salud.
• Determinadas actividades como el transporte, la salud y otras requieren un permiso emitido por la Entidad Estatal encargada de su inspección, control y vigilancia.
¿QUÉ ENTIDADES ESTÁN EXCEPTUADAS DEL REGISTRO EN CAMARAS DE COMERCIO? ¿QUÉ ENTIDAD LES RECONOCE SU PERSONERÍA JURÍDICA?
ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO PERSONERÍA JURÍDICA
Juntas de acción comunal Gobernación del valle por delegación del Ministerio del Interior.
Instituciones de educación superior Ministerio de Educación Nacional.
Instituciones de educación formal y no formal Gobernadores, secretaría de educación.
Entidades que prestan servicios de vigilancia privada .
Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones Ministerio del Interior, a través de la oficina jurídica. En él funciona el registro de entidades religiosas.
Entidades reguladas por la Ley 100 de Seguridad Social.
Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores A partir de la Asamblea constitutiva, gozan de personería jurídica.
Partidos y movimientos políticos Consejo Nacional Electoral.
Entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993 Ministerio de Salud, Gobernadores, Alcaldes, Secretarios de Salud.
Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio del Interior.
Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia Son representadas por apoderados. Se protocoliza en una Notaría prueba idónea de la existencia y representación.
Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por las leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos regulados por el Decreto 3130 de 1968 y demás disposiciones Se rigen por las reglas de los establecimientos públicos.
Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal Los edificios regidos por la Ley 182 de 1948 no requieren de reconocimiento de personería jurídica, ni de ninguna clase de registro. Las copropiedades regidas por la Ley 16 de 1985, o que se acojan a ella, tampoco requieren de reconocimiento de personería jurídica, pero deben registrarse en la alcaldía del lugar donde estén ubicados los bienes.
Cajas de compensación familiar Superintendencia de Subsidio Familiar.
Cabildos indígenas, asociaciones de cabildos Son entidades de derecho público de carácter especial.
Entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte en los niveles nacional, departamental y municipal Del nivel nacional, Coldeportes y los demás, a los Gobernadores.
Organizaciones gremiales de pensionados Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.
Casas - cárcel.
Instituciones que prestan servicios de bienestar familiar Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
¿CÓMO SE EFECTÚA LA INSCRIPCIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS ACTUALMENTE RECONOCIDAS?
A partir del 2 de enero de 1997, el representante legal de cada persona jurídica, debe entregar a la Cámara de Comercio respectiva, certificado de existencia y representación especialmente expedido para este efecto por la entidad estatal facultada para tal función hasta la fecha señalada, el cual deberá contener los datos establecidos en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, es decir los mismos requisitos formales anteriormente mencionados.
¿CUÁL ES EL CONTROL DE LEGALIDAD QUE EJERCEN LAS CÁMARAS DE COMERCIO?
Tanto para la inscripción del documento de constitución como para el registro de los demás actos y documentos de las entidades sin ánimo de lucro, las Cámaras de Comercio deberán verificar solamente el cumplimiento de los requisitos formales para su procedencia, es decir, los puntos que se han señalado para la presentación de los documentos sujetos a registro.
Los actos administrativos de inscripción expedidos por la Cámara de Comercio, relacionados con el registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro, están sometidos al procedimiento gubernativo, es decir, reposición ante esta Cámara de Comercio, apelación ante la Superintendencia de Industria y Comercio y queja, así como a la revocatoria directa.
En lo que se refiere al contenido de las Actas y de los estatutos, el Código Civil consagra que todos a quienes los estatutos de una Corporación causen perjuicio, podrán acudir al poder ejecutivo para que se corrijan en lo que perjudicaren a terceros (vía gubernativa) y tendrán además recurso ante la justicia contra toda lesión que haya resultado de la aplicación de estos estatutos, entendido esto como las decisiones tomadas por los organismos respectivos. Repetimos, las entidades sin ánimo de lucro se encuentran sujetas a un control administrativo por parte de las entidades que venían cumpliendo tal función (Gobernación del Valle, Dancoop, etc). La Cámara no es el organismo competente para solucionar controversias que se presenten por discrepancias en cuanto al contenido de las actas.
No se puede olvidar que las entidades sin ánimo de lucro continúan sujetas a la inspección y vigilancia de los organismos que venían cumpliendo tal función, tales como la Gobernación del Valle, el Dancoop, etc.
• DERECHOS DE INSCRIPCIÓN
Se trata de un valor que debe ser pagado al momento de presentar el documento
para inscripción en la ventanilla correspondiente de cualquiera de las sedes de la
Cámara de Comercio. Este valor se incrementa anualmente en el mismo
porcentaje del Índice de Precios al Consumidor.
• IMPUESTO DE REGISTRO
El impuesto de registro es un gravamen destinado al Departamento del Valle y las Cámaras de Comercio deben de exigir que se adjunte la constancia de su pago o si existe convenio, ejercer una función de recaudo del mismo. El impuesto se cobra de acuerdo a la naturaleza del acto sometido a registro, con cuantía o sin cuantía.
• Si se trata de un acto que incorpora una cuantía, se cobra el 0.7% del valor en dinero determinado en el documento; por ejemplo, el valor del patrimonio de la entidad.
• Si se trata de un acto sin cuantía, la suma a pagar será de cuatro salarios mínimos diarios vigentes a la presentación del documento.
La certificación especial que deben presentar las entidades sin ánimo de lucro ya reconocidas, no causa impuesto de registro. También se encuentra exenta de este gravamen la inscripción de libros de contabilidad o de actas.
¿Cómo registrar la disolución y la liquidación de una entidad sin ánimo de lucro?
¿Qué es la disolución?
Es la etapa en la cual se decide la terminación de las actividades previstas en los estatutos o por el objeto social de la entidad y se inicia el proceso de liquidación.
¿Cuáles son los causales de disolución?
Conforme a la ley, la entidad se disolverá por las causales previstas en los estatutos o por las especiales de cada tipo de entidad, según el régimen especial de cada una.
La entidad podrá disolverse por las siguientes causales:
» Por vencimiento del término de duración.
» En este caso la disolución de la entidad rige entre los asociados y respecto a terceros a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, sin necesidad de formalidades espaciales.
» La Cámara de Comercio de Tuluá certificará que la entidad se encuentra disuelta y en estado de liquidación desde la fecha de vencimiento de su vigencia.
» Por decisión de los asociados antes de vencerse su término de duración. En reunión de asamblea general de asociados se debe decretar la disolución anticipada de la sociedad y nombrar al liquidador.
» Disolución por alguna causal legal o estatutaria respectiva, los asociados reunidos en asamblea declaran la disolución y designan al liquidador.
» Por terminación del patrimonio, cuando en las fundaciones se extingue su patrimonio o se produce la destrucción de los bienes destinados a su manutención, los asociados declaran en asamblea la disolución de la entidad.
» Por apertura de la liquidación obligatoria u orden de autoridad competente, se debe registrar la copia de la providencia que ordena la disolución o la apertura a la liquidación obligatoria en la cual conste que la providencia se encuentra ejecutoriada.
» Por cancelación de su personería jurídica por orden de la autoridad de inspección y vigilancia.
¿Cómo efectuar el registro?
» Presente copia del acta o documento que decretó la disolución en las oficinas de la Cámara de Comercio o en la oficina receptora de Zarzal.
» La copia del acta o documento que se remita debe ser totalmente legible para garantizar su reproducción por medio técnico.
» Al solicitar la inscripción cancele el valor que le liquidará el cajero.
» La inscripción del acta o documento de disolución causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento del Valle del Cauca, la cual será liquidada en la oficina de Rentas departamentales.
Observaciones
» La entidad declarada en disolución no puede continuar desarrollando actividades, excepto las encaminadas a su liquidación.
» A partir de la declaración de disolución, la entidad entra en proceso de liquidación.
» A partir de la declaración de disolución, al nombre de la entidad deberá adicionarse la expresión "en liquidación".
Proceso de liquidación
Una vez inscrita el acta de disolución, el liquidador debe cumplir con lo siguientes:
» Publicar tres (3) avisos en un periódico de amplia circulación nacional, dejando entre uno y otro un plazo de 15 días, en los que informará sobre el proceso de liquidación que adelanta la entidad.
» Elaborar los inventarios y el balance final de la sociedad.
» Pagar el pasivo externo.
» El remanente del activo patrimonial se debe entregar a la entidad que haya escogido la asamblea, según lo previsto en los estatutos.
» El proyecto de adjudicación del activo patrimonial debe someterse a consideración de la asamblea de asociados y elaborarse en el acta que conste su aprobación.
Por qué es importante el registro de un acta en debida forma.
Porque evita inconformismos y la posibilidad de instaurar recurso de reposición y en subsidio apelación.
Porque confiere a los actos que se presentan para registro oponibilidad ante terceros.
Porque impide que los actos contenidos en el acta adolezcan de inexistencia o ineficacia.
• Ineficacia: Es la Carencia de efectos del negocio jurídico y opera solo en los casos en que la Ley expresamente lo contempla y no es objeto de registro.
• Inexistencia: Es la total ausencia del acto por falta de solemnidades o ausencia de un elemento esencial para estructurarlo. No es objeto de registro.
Porque imprime transparencia a los actos y procedimientos que efectúa la Entidad evitando perjuicios y sanciones a la misma o a sus asociados.
